Choisir où est tenu l'agenda

Avant toute chose, l’agenda doit savoir où il est tenu. Ce réglage décide de tout le reste : l’import Doctolib ne fonctionne que si l’agenda est tenu par Doctolib, et les créneaux ne se règlent dans le logiciel que s’il est tenu dans 4FS.

Les trois choix

Choix	Ce qui se passe
Doctolib	L’agenda est importé depuis Doctolib et reste en lecture seule dans 4FS LAB. C’est le choix des cabinets qui gardent Doctolib pour la prise de rendez-vous.
4FS	Vous gérez vos rendez-vous, plages et absences dans le logiciel.
Pas d’agenda	L’entrée Agenda disparaît de la barre de gauche et rien n’est importé.

Passer à Doctolib (ou à 4FS)

Ouvrez Paramètres dans le menu de gauche, puis l’onglet Agenda (groupe Agenda).

La carte Où est tenu l’agenda indique la source actuelle : « Actuellement : 4FS » ou « Actuellement : Doctolib ».
Cliquez sur Passer à Doctolib… (ou Passer à 4FS…).
Rien ne change encore : un encadré jaune Effets du passage à … vous montre d’abord les conséquences, chiffrées pour votre agenda. Lisez-les.
Cliquez sur Confirmer le passage à Doctolib (ou à 4FS). Un message confirme : « Agenda tenu désormais dans Doctolib ».

Ce que dit l’encadré, selon le sens du passage :

Vers Doctolib : les rendez-vous pris dans 4FS restent affichés, marqués « à recréer dans Doctolib » ; les messages programmés aux patients (rappels) sont annulés ; la réservation en ligne est coupée si elle était ouverte. Aucun rendez-vous n’est annulé.
Vers 4FS : les rendez-vous Doctolib à venir restent affichés, en lecture seule. Le logiciel peut conseiller un dernier import sur une période donnée avant de basculer. Rien n’est écrit ni supprimé dans Doctolib.

Quand des rendez-vous pris dans 4FS sont à recréer dans Doctolib, un bandeau jaune le rappelle dans l’agenda, avec un lien Ouvrir dans Doctolib.

Pas d’agenda

Cliquez sur Pas d’agenda. Le message « Agenda retiré de la barre de gauche » le confirme. Rien n’est supprimé : le bouton Utiliser l’agenda (…) remet tout comme avant.

Mon agenda et défaut du cabinet

Le titulaire du cabinet voit deux boutons en haut de l’onglet : Mon agenda et Défaut du cabinet. Le défaut du cabinet s’applique aux praticiens qui n’ont pas fait leur propre choix (mention Hérité du cabinet). Dans un cabinet de groupe, chaque praticien importe son propre agenda Doctolib.

Les réglages d’un agenda tenu dans 4FS

Quand l’agenda est tenu dans 4FS, la carte Créneaux et calendrier apparaît sous le choix de la source :

Paramètres, onglet Agenda en mode 4FS : carte « Où est tenu l’agenda » (Actuellement : 4FS, bouton « Passer à Doctolib… ») et carte « Créneaux et calendrier » avec le pas de la grille, les jours fériés et les heures calmes

Pas de la grille des créneaux : 10, 15 ou 30 minutes.
Jours fériés : France (jours fériés nationaux), et Alsace-Moselle (Vendredi saint, 26 décembre) si vous y exercez.
Heures calmes : aucun message n’est envoyé au patient dans cet intervalle.

Cliquez sur Enregistrer ; « Réglages enregistrés » le confirme. L’onglet Motifs, juste en dessous d’Agenda, règle les motifs de rendez-vous ; il disparaît quand l’agenda est tenu par Doctolib, car les motifs viennent alors de Doctolib.

Pièges fréquents

Le rafraîchissement Doctolib n’apparaît pas dans l’agenda : la source est restée sur 4FS. Passez à Doctolib.
« Bascule impossible » : le passage n’a pas été enregistré. Rechargez la page et recommencez.
Un confrère ne voit pas son agenda Doctolib : chacun choisit sa source et importe son propre agenda, depuis sa session et son navigateur.