Messagerie
La Messagerie vous permet d’échanger par écrit avec vos patients, sans passer par votre boîte de courriel personnelle. Chaque patient a un fil de conversation unique, signalé Messagerie sécurisée sous son nom. Vos patients vous répondent depuis leur espace patient, et leurs messages arrivent directement dans le logiciel.
Avant de commencer
Section intitulée « Avant de commencer »Votre patient lit vos messages et vous répond depuis son espace patient, menu Messagerie. Pour qu’il puisse les lire, son espace doit être ouvert. Voir Ouvrir l’espace patient.
Écrire à un patient
Section intitulée « Écrire à un patient »-
Ouvrez Messagerie dans le menu de gauche. Tant qu’aucun fil n’est ouvert, la partie droite affiche Sélectionnez une conversation pour démarrer.
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Si un patient est déjà ouvert dans le logiciel, son fil s’affiche directement. Sinon, cliquez sur son nom dans la liste des conversations.
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Pour écrire à un patient avec qui vous n’avez encore jamais échangé, tapez au moins deux lettres de son nom dans Rechercher un patient…. Il apparaît sous Écrire pour la première fois, avec la mention aucun échange : cliquez sur son nom.
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Tapez votre message dans la zone Écrivez votre message ou glissez un fichier….
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Appuyez sur Entrée ou cliquez sur le bouton d’envoi. Pour aller à la ligne sans envoyer, utilisez Maj + Entrée.
Ouvrir un fil n’engage à rien : rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas envoyé le premier message.
Joindre un document
Section intitulée « Joindre un document »Cliquez sur le trombone à gauche de la zone de saisie, ou glissez-déposez le fichier sur cette zone. Un rappel figure sous le champ : JPG, PNG, WEBP, HEIC, PDF — 15 Mo max par fichier, 3 fichiers max. Avant l’envoi, la petite croix d’un fichier le retire.
Les pièces jointes reçues s’affichent dans le fil, avec leur nom et leur taille : cliquez dessus pour les télécharger.
Repérer les nouveaux messages
Section intitulée « Repérer les nouveaux messages »- Dans le menu de gauche, une pastille rouge sur Messagerie indique le nombre de messages non lus.
- En haut à droite de l’écran, l’icône en forme de bulle porte le même compteur, en orange. Un clic ouvre le volet Messagerie sur le côté, sans quitter la page où vous êtes : pratique pendant une consultation.
- Dans la liste, une conversation qui contient des messages non lus apparaît en gras, avec son compteur à droite.
Ouvrir une conversation marque ses messages comme lus. Dans le fil, les messages sont regroupés par jour, sous les séparateurs Aujourd’hui, Hier ou la date complète.
Mettre la messagerie d’un patient en silence
Section intitulée « Mettre la messagerie d’un patient en silence »Un patient qui écrit beaucoup finit par masquer les autres : le compteur ne redescend jamais, et on cesse de le regarder. Vous pouvez éteindre ce seul signal, pour ce seul patient.
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Ouvrez Patients dans le menu de gauche.
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Sur la ligne du patient, colonne Actions, cliquez sur la cloche (Régler les alertes de ce patient).
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Dans la fenêtre Alertes de ce patient, cliquez sur Messagerie. L’étiquette passe de actif à en silence.
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Le champ Motif est facultatif. Une ligne suffit : dans six mois, vous serez content de savoir pourquoi vous aviez coupé.
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Cliquez sur Enregistrer. Le message Alertes mises en silence pour ce patient confirme le réglage.
Ses messages continuent d’arriver et restent lisibles dans Messagerie, à leur place habituelle et dans l’ordre habituel. Ils ne comptent simplement plus dans le compteur de la barre du haut ni dans la pastille du menu de gauche.
Pour rétablir, rouvrez la même fenêtre et recliquez sur Messagerie : le message Alertes rétablies pour ce patient confirme.
Les tickets SAV en tête de liste
Section intitulée « Les tickets SAV en tête de liste »Si vous avez ouvert un ticket auprès du service après-vente, il s’épingle en haut de la liste des conversations, sur fond orange, avec une étiquette SAV, son numéro et son sujet. La mention Avis attendu — donnez votre avis signale un ticket résolu qui attend votre retour, et Ticket clos un dossier terminé. Un clic ouvre l’échange avec l’équipe, à la place du fil patient.
Écrire à tout un groupe
Section intitulée « Écrire à tout un groupe »Lorsqu’un groupe est sélectionné dans le logiciel, la liste se limite à ses membres et une entrée Tout le groupe apparaît en tête, décrite par Messages collectifs et réponses des athlètes. La recherche devient Rechercher un athlète du groupe…. Un message envoyé de cette façon est marqué À tout le groupe dans chaque fil individuel.
Ce que reçoit votre patient
Section intitulée « Ce que reçoit votre patient »Lorsque vous écrivez à un patient dont l’espace est ouvert, il reçoit un courriel intitulé « Nouveau message de votre podologue ». Ce courriel ne contient pas le texte de votre message : le patient doit se connecter à son espace pour le lire. Si vous envoyez plusieurs messages de suite, un seul courriel part toutes les dix minutes.
Pièges fréquents
Section intitulée « Pièges fréquents »- Le patient ne voit pas votre message : vérifiez que son espace patient est ouvert et qu’il s’y est déjà connecté. La fiche du patient indique sa dernière connexion.
- « Trop de messages envoyés » : le logiciel limite les envois à quinze messages par minute. Patientez, puis renvoyez.
- Un fichier est refusé : seuls les formats JPG, PNG, WEBP, HEIC et PDF sont acceptés, jusqu’à 15 Mo, et trois fichiers au maximum par message. Convertissez le document en PDF si besoin.
- « Aucun patient trouvé » : la recherche demande au moins deux lettres, et reste limitée au groupe quand un groupe est sélectionné. Désélectionnez-le pour chercher dans tous vos patients.
- Retirer un message envoyé : ce n’est pas possible depuis la messagerie. Relisez-vous avant d’envoyer.
- Savoir si le patient a lu : la messagerie n’affiche pas d’accusé de lecture de votre côté.
- Un patient ne fait plus monter le compteur : ses alertes de messagerie sont en silence. La cloche de sa ligne, dans Patients, est rouge et barrée.