Devis et signature

Envoyer et réceptionner un devis2 min 15

Pour des semelles, un appareillage ou une prise en charge en plusieurs séances, le devis fixe le montant avant les soins. Vous le rédigez dans le logiciel, votre patient le signe depuis son espace patient, et le devis signé devient une facture sans rien ressaisir.

Avant de commencer

Votre patient doit disposer d’un espace patient ouvert pour recevoir et signer le devis. Voir Ouvrir l’espace patient.
Vos tarifs enregistrés vous font gagner du temps, mais une ligne libre suffit. Voir Tarifs et factures.

Créer et envoyer un devis

Ouvrez Facturation dans le menu de gauche, puis l’onglet Devis. Trois compteurs résument l’année : Validés, En attente de signature et Devis.
Cliquez sur Nouveau devis.
Choisissez le patient. S’il est déjà ouvert dans le logiciel, il est présélectionné.
Ajoutez les Prestations :
- avec la liste + Ajouter depuis un tarif…, qui reprend le libellé et le prix de votre catalogue ;
- ou avec Ligne libre, puis saisissez la désignation, la quantité et le prix unitaire.
Chaque ligne reste modifiable, et l’icône corbeille la retire.
Si besoin, rédigez un descriptif ou vos conditions dans Texte / conditions (facultatif — apparaît sur le devis).
Vérifiez la date Valable jusqu’au, proposée à 30 jours. Les Notes internes (facultatif) ne sont pas visibles par le patient.
Cliquez sur Enregistrer et envoyer pour l’adresser tout de suite au patient, ou sur Enregistrer pour le garder en brouillon.

Créer un devis pendant la consultation

Dans Consult, faites un double clic droit dans le compte rendu pour ouvrir l’APEXSHOT. Choisissez Facturation, puis le tarif, puis Devis. La fenêtre Nouveau devis s’ouvre avec le patient et le tarif déjà remplis : complétez-la puis envoyez-la.

Dans la colonne Historique médical de la consultation, une rubrique Devis liste les devis du patient avec leur statut : Brouillon, Envoyé au patient, Signé · Validé, Refusé, Expiré ou Facturé. Un clic sur un devis ouvre un petit menu : Imprimer, Imprimer et envoyer et, une fois le devis signé, Transformer en facture. Cette rubrique n’apparaît que si le patient a au moins un devis non annulé.

Ce que voit votre patient

Dans son espace patient, le menu Devis affiche les devis À signer. Le patient ouvre le devis, signe dans le cadre Votre signature, coche la case d’acceptation, puis touche Accepter et signer. Il peut aussi Refuser, en indiquant une raison s’il le souhaite.

Le devis imprimé réserve deux cadres de signature : Le praticien à gauche, Signature du patient (bon pour accord) à droite. Une fois signé, le second porte la mention Bon pour accord — signé le, suivie de la date.

À la signature, le logiciel enregistre la date et l’heure, l’adresse IP, l’appareil utilisé et une empreinte du contenu. Ces éléments figurent dans un encadré Certificat de signature électronique, au bas du devis imprimé.

Suivre vos devis

Dans l’onglet Devis, le tableau reprend le Numéro, le Patient, la Date, le Montant, le Statut et les Actions. Chaque devis porte l’un de ces statuts :

Brouillon : enregistré, pas encore envoyé ;
Envoyé : en attente de la signature du patient ;
Validé : signé par le patient ;
Refusé : refusé par le patient ;
Facturé : transformé en facture ;
Annulé : annulé par vous.

Les icônes de la colonne Actions permettent de Voir le devis, de l’Imprimer, de l’Envoyer au patient (ou Renvoyer au patient), de Convertir en facture une fois le devis signé, et d’Annuler.

Transformer un devis signé en facture

Repérez le devis au statut Validé.
Cliquez sur l’icône Convertir en facture, puis confirmez.
Le logiciel crée la facture avec les mêmes lignes et bascule sur l’onglet Factures. Elle est émise mais non réglée : ouvrez-la et cliquez sur Encaisser lorsque le patient paie.

Depuis la consultation, Transformer en facture envoie en plus la facture dans l’espace patient.

Pièges fréquents

Corriger un devis déjà créé : il n’y a pas de bouton pour modifier un devis. Annulez-le, puis créez-en un nouveau.
La date de validité est dépassée : le devis ne passe pas tout seul au statut Expiré. S’il ne doit plus être signé, annulez-le.
Le patient ne trouve pas le devis : vérifiez qu’il est au statut Envoyé et non Brouillon, et que son espace patient est ouvert.
Un devis facturé ne peut plus être annulé : pour revenir sur la facture, annulez-la depuis l’onglet Factures.
Le total ne correspond pas au prix de votre tarif : pour un tarif soumis à TVA, le devis ajoute la TVA au prix unitaire. Relisez le Total TTC avant d’envoyer.