Journal d'encaissement et livre des recettes

Deux onglets de la page Facturation regardent la même année sous deux angles. Journal d’encaissement déroule vos factures une par une, dans l’ordre des dates. Livre des recettes additionne ce qui a été encaissé et le met en graphique. Le sélecteur d’année, en haut des deux onglets, propose les années 2024 à 2027.

Le journal d’encaissement

Ouvrez Facturation dans le menu de gauche, puis l’onglet Journal d’encaissement.
Choisissez l’année dans la liste déroulante. À droite s’affiche le montant total, suivi de la mention encaissés cette année.
Lisez les quatre cartes de tête : elles répartissent ce total entre les modes de règlement (espèces, CB, virement, chèque).
Parcourez le tableau, trié du plus récent au plus ancien. Ses colonnes sont Date, Numéro, Patient, Montant, Mode et Statut.

Le tableau ne se limite pas aux factures réglées : il montre aussi celles qui restent Émise ou Impayée, avec leur pastille de statut. Les quatre cartes et le total, eux, ne comptent que les factures Payée. Les factures annulées n’y figurent pas.

Un clic sur une ligne ouvre le détail de la facture, d’où vous pouvez l’encaisser, la télécharger ou l’envoyer au patient.

Un encadré bleu, sous le tableau, rappelle ce qu’est ce document et la durée de conservation applicable dans votre pays d’exercice. Le logiciel affiche cette mention, il ne remplace pas votre comptable.

Le livre des recettes

Ouvrez l’onglet Livre des recettes.
Choisissez la finesse d’affichage : Par mois, Par semaine ou Par jour.
Avec Par semaine ou Par jour, une seconde liste apparaît pour choisir le mois observé. Par mois couvre l’année entière.
Lisez les trois cartes de synthèse : le Total de la période, la Moyenne par mois (ou par semaine, ou par jour) et le Meilleur mois (ou la Meilleure semaine, ou le Meilleur jour), avec la période concernée en dessous.
Survolez une barre du graphique : l’infobulle donne le montant et le nombre de factures.

En Par semaine et en Par jour, un tableau complète le graphique, avec les colonnes Semaine ou Journée, Factures et Recettes, et une ligne Total. Les périodes sans recette restent affichées, en gris : un livre des recettes doit montrer les jours creux.

Un second encadré, sous le tableau, rappelle la nature de ce document et précise que les semaines affichées sont entières — celles à cheval sur deux mois comptent les recettes de leurs sept jours.

Sortir vos documents

Le journal et le livre des recettes se consultent à l’écran : il n’y a pas de bouton qui exporte le tableau lui-même. Ce que vous sortez du logiciel, ce sont les factures.

Depuis l’onglet Factures, ou depuis le détail ouvert par un clic sur une ligne du journal, vous disposez de Imprimer / Télécharger PDF, Aperçu PDF — avec un bouton Télécharger — et Envoyer dans l’espace patient.

Pièges fréquents

Une ligne du journal ne s’ouvre pas : le détail s’appuie sur la liste de l’onglet Factures. Retournez-y et remettez le filtre sur Tous les statuts, puis réessayez.
Le total du journal est inférieur à la somme des lignes : normal. Les lignes Émise et Impayée sont listées mais ne sont pas encaissées, donc pas comptées.
Une facture encaissée en retard apparaît au mauvais mois : dans le livre des recettes, une facture est rattachée à sa date de facture, pas à la date de règlement saisie lors de l’encaissement.
Le livre des recettes reste vide : il ne compte que les factures Payée. Encaissez-les depuis l’onglet Factures pour les y voir apparaître.
Une facture annulée manque à l’appel : elle est conservée et reste visible dans l’onglet Factures, filtre Annulées, mais elle sort du journal et des recettes.