Tarifs et factures

Créer une facture depuis l'APEXSHOT2 min 20

Le menu Facturation regroupe vos tarifs, vos factures, vos devis, le journal d’encaissement et le livre des recettes. Son sous-titre le résume : Tarifs, factures, journal d’encaissement. Une fois vos actes enregistrés comme tarifs, une facture se crée en quelques clics, depuis cette page ou directement pendant la consultation grâce à l’APEXSHOT.

Avant de commencer

Vos identifiants, vos coordonnées bancaires et votre pays d’exercice se règlent une fois pour toutes. Voir Paramètres de facturation.
L’en-tête des factures (nom, coordonnées, ADELI, RPPS, logo) est le même que celui de tous vos documents : il vient de l’onglet Identité & en-tête.
Pour faire figurer votre signature, ouvrez Facturation, onglet Tarifs, puis Signature numérique. Vous pouvez la Dessiner dans le cadre ou l’Importer (PNG, JPG, WEBP), la recadrer avec le curseur de zoom, puis Enregistrer. Elle apparaît aussi sur vos comptes rendus, attestations et courriers.

Créer vos tarifs

Ouvrez Facturation dans le menu de gauche, puis l’onglet Tarifs.
Cliquez sur Nouveau tarif.
Remplissez le Libellé (obligatoire) et le Prix TTC (€). Complétez si vous le souhaitez la Durée (min), la Catégorie (Consultation, Bilan, Semelles, Suivi, Soin ou Autre), le Code acte et la Description (facultatif), qui apparaît sur la facture.
Laissez la TVA (%) sur 0 % — Soins exonérés (CGI art. 261-4-1°) pour les soins de pédicurie-podologie.
Cliquez sur Créer.

Chaque carte de tarif propose ensuite Modifier et Désactiver. La petite cible à droite du prix épingle le tarif à l’APEXSHOT : il devient disponible d’un clic droit pendant la consultation, et rejoint la liste Facturation rapide des paramètres.

Émettre une facture depuis la Facturation

Cliquez sur Nouvelle facture, en haut à droite de la page.
Si un patient est déjà ouvert dans le logiciel, il est présélectionné. Sinon, tapez au moins deux lettres de son nom dans Rechercher un patient… et choisissez-le.
Choisissez le mode de saisie :
- Tarif enregistré — Depuis le catalogue : sélectionnez l’acte dans votre liste ;
- Facture rapide — Désignation et montant libres : saisissez une Désignation et un Montant unitaire (€) pour une prestation ponctuelle. Votre catalogue de tarifs n’est pas modifié.
Ajustez la Quantité et la Date si besoin.
Choisissez le Mode de règlement : Espèces, CB, Virement, Chèque ou Non payé. Avec Non payé, un rappel s’affiche : la facture est émise mais marquée impayée, et vous l’encaisserez plus tard.
Vérifiez le récapitulatif et son Total TTC, puis cliquez sur Créer la facture.

Le champ Notes (facultatif) sert à vos remarques internes : il n’est pas imprimé sur la facture.

Facturer pendant la consultation

Dans Consult, faites un double clic droit dans le compte rendu pour ouvrir l’APEXSHOT. Choisissez Facturation, puis le tarif, puis Facture. Indiquez le mode de règlement et terminez par Imprimer, Envoyer ou Imprimer+Envoyer. La facture est créée pour le patient ouvert : sélectionnez-le d’abord.

Seuls les tarifs épinglés avec la cible apparaissent dans la roue. Au-delà de huit, le logiciel vous prévient : la roue devient chargée et moins lisible.

Suivre et encaisser vos factures

L’onglet Factures liste les factures de l’année choisie. Un champ Rechercher par nom de patient ou numéro de facture… et un filtre de statut (Tous les statuts, Payées, Émises, Impayées, Annulées) affinent la liste. Les trois compteurs en haut de page — Encaissé, En attente et Factures — portent sur toute l’année sélectionnée.

Cliquez sur la ligne d’une facture pour ouvrir son détail.
Cliquez sur Encaisser.
Dans Encaisser la facture, choisissez le Mode de règlement et la Date du paiement, puis cliquez sur Valider l’encaissement.

Imprimer, envoyer, télécharger

Sur chaque ligne de l’onglet Factures, trois icônes reprennent les gestes courants : Imprimer / Télécharger PDF, Envoyer dans l’espace patient et Aperçu PDF. L’aperçu ouvre la facture en grand, avec un bouton Télécharger. Le détail propose les mêmes actions sous les intitulés Télécharger PDF et Envoyer au patient : le document arrive dans les documents de l’espace patient.

Pièges fréquents

Une erreur sur une facture émise : une facture émise ne se modifie pas. Ouvrez-la, cliquez sur Annuler, puis Oui, créer l’avoir. Elle passe au statut Annulée (avoir) et reste conservée. Créez ensuite la facture correcte. L’opération est irréversible.
Les icônes d’action sont grisées : leur info-bulle indique Disponible après émission. Une facture encore au brouillon ne s’imprime pas et ne s’envoie pas.
Un tarif désactivé par erreur : Désactiver agit immédiatement, sans confirmation, et le tarif disparaît de la liste. Il n’y a pas de bouton pour le réactiver : recréez-le avec Nouveau tarif.
Le tarif n’apparaît pas dans l’APEXSHOT : vérifiez que sa cible est bien active (colorée) dans l’onglet Tarifs.
Vos coordonnées bancaires n’apparaissent pas : elles ne s’impriment que sur les factures réglées par virement.