Sécurité, données et RGPD

Le groupe Compte, en bas du menu des Paramètres, réunit deux onglets qui se répondent : Sécurité, pour l’accès à votre propre compte, et Données & RGPD, pour ce que vos patients ont signé et ce que vous pouvez en faire.

L’onglet Sécurité

Cet onglet tient en une carte, Sécurité du compte. Le logiciel y rappelle que la gestion du mot de passe et de l’authentification à deux facteurs est centralisée sur votre compte 4Fslab, et non dans le logiciel lui-même.

Le bouton Gérer la sécurité sur 4fslab.com ouvre cet espace dans un nouvel onglet du navigateur. Vous y changez votre mot de passe et activez la double authentification.

L’onglet Données & RGPD

Le journal de consentement

La carte Journal de consentement RGPD recense, patient par patient, les documents légaux acceptés à la création de leur espace patient. Chaque signature est horodatée et conservée avec son empreinte, l’adresse de connexion et le navigateur utilisé.

Cinq compteurs résument la situation : Patients du cabinet, Complets, Partiels, Non signés et Couverture, exprimée en pourcentage. Dès qu’un patient n’a rien signé, un encadré rouge le signale et invite à le relancer par l’invitation à l’espace patient, depuis sa fiche.

En dessous, la liste Patients & documents signés se filtre d’un clic : Tous, À risque, Partiels, Complets. Le champ de recherche trouve un patient par son nom. Chaque ligne donne le patient, son courriel, les documents signés sous forme d’étiquettes — RGPD, CGU, Mentions légales, Consentement soins, Partage cabinet — et la date de la dernière signature. Un document obligatoire absent apparaît en orange, suivi de la mention « manquant ». La couleur de fond de la ligne reprend le même code : rouge, orange ou vert.

Éditer une attestation

Ouvrez Paramètres dans le menu de gauche, puis l’onglet Données & RGPD, dans le groupe Compte.
Trouvez le patient, au besoin avec le filtre Complets ou la recherche, puis cliquez sur Voir détails au bout de sa ligne.
La fenêtre Historique des consentements liste chaque document signé, avec sa version, son état — Accepté, Refusé ou Révoqué — et la date précise de signature.
Cliquez sur Générer l’attestation PDF. Le document se télécharge, sous le titre ATTESTATION DE CONSENTEMENT, avec votre en-tête de cabinet et les coordonnées du patient.

Export et suppression

Deux cartes ferment l’écran.

Export de vos données (RGPD Art. 20) : le bouton Demander l’export de mes données lance la demande d’une copie complète de vos données.
Suppression du compte : la suppression se fait sur 4fslab.com, via le bouton Gérer la suppression sur 4fslab.com. Le logiciel rappelle à côté que les données patients restent conservées selon les obligations légales, dix ans.

Pièges fréquents

Des patients apparaissent en rouge, sans aucun document : ils ont été créés au cabinet et n’ont jamais ouvert leur espace patient. Envoyez-leur l’invitation depuis leur fiche, la signature se fait à l’inscription.
La ligne indique « Aucune signature à attester » : rien n’a été signé, il n’y a donc pas d’attestation possible pour ce patient.
Le bouton Générer l’attestation PDF est grisé : tous les consentements du patient ont été refusés ou révoqués.
Vous cherchez à changer votre mot de passe dans le logiciel : il ne s’y change pas. Passez par Gérer la sécurité sur 4fslab.com.
Un patient demande la suppression de ses données : cet écran ne la traite pas. Ouvrez un ticket SAV, la demande se traite au cas par cas.