PROMs et questionnaires

Envoyer un questionnaire PROMS2 min 25

Les PROMs sont les questionnaires validés remplis par le patient lui-même : CAIT, FAAM, VISA-A, KOOS-12, FFI… Vous pouvez les faire remplir au cabinet ou les envoyer dans l’espace patient, une fois ou à intervalles programmés (par exemple à J+30, J+90 et J+180 pour mesurer un résultat de traitement). Tous les scores se retrouvent au même endroit, côté gauche et côté droit séparés.

Avant de commencer

Sélectionnez le patient.
Pour un envoi à distance, son espace patient doit être ouvert. Voir Ouvrir l’espace patient.

Envoyer un questionnaire à distance

Ouvrez Espace documents dans le menu de gauche, onglet PROMS.
Cliquez sur le bouton + en haut à droite (« Ouvrir la liste des formulaires PROMS »). Le panneau Formulaires PROMS s’ouvre : filtrez par Zone anatomique (Genou, Hanche, Pied & Cheville, Jambe, Général) ou tapez dans Rechercher….
Sur la carte du questionnaire, cliquez sur Envoyer.
Dans la fenêtre Envoyer, vérifiez le Patient. La case Envoyer immédiatement est cochée : le patient reçoit le questionnaire dès maintenant.
Réglez le Suivi évolutif (envois supplémentaires). Les boutons + J+7j à + J+365j ajoutent ou retirent un envoi ; le nombre de jours de chaque étiquette se modifie d’un clic. Le cadre Dates prévues récapitule le calendrier.
Choisissez la Durée de validité de chaque envoi (de 3 à 90 jours) et ajoutez si besoin une Note clinique (facultatif).
Cliquez sur Envoyer (un seul envoi) ou Programmer … envoi(s).

Raccourci pendant la consultation : dans Consult, faites un double clic droit dans le compte rendu, choisissez PROMs dans la roue APEXSHOT, puis le questionnaire et Envoyer (même fenêtre) ou Faire (remplissage en direct). La roue ne montre que les questionnaires épinglés : dans le panneau Formulaires PROMS, l’icône cible d’une carte (« Ajouter à l’APEXSHOT ») les y ajoute.

Ce que reçoit le patient

Un courriel « Nouveau questionnaire à compléter », avec un bouton Compléter le questionnaire. Le questionnaire l’attend dans la rubrique Questionnaires de son espace : Remplir le questionnaire, puis Valider. Tant qu’il n’a pas répondu, il est relancé automatiquement 3 jours après l’envoi, puis 3 jours avant l’expiration.

Réaliser un questionnaire au cabinet

Dans le panneau Formulaires PROMS, cliquez sur Réaliser sur la carte du questionnaire.
Remplissez-le avec le patient, puis cliquez sur Terminer & Enregistrer.

Treize instruments ont leur fenêtre complète, remplissable au cabinet et relisible ensuite : CAIT, DN4, FAAM, FASH, FFI, HOOS-12, KOOS-12, MTSS, TINETTI, VISA-A, VISA-G, VISA-H et VISA-P. Chaque fenêtre affiche son intitulé complet, son nombre de questions et son barème, et un bouton i ouvre l’aide : Objectif, Score, Référence. Les autres questionnaires du catalogue s’envoient au patient ; à la relecture, le message « La relecture du PROM « … » n’est pas encore disponible. » s’affiche.

Lire les résultats

L’onglet PROMS affiche l’Historique PROMS du patient : une carte par questionnaire, avec le nombre de tests, le dernier score et l’écart avec le premier. Le côté gauche est en orange, le droit en violet. Trois vues :

Général : gauche et droite sur la même jauge ;
Équilibre : la balance entre les deux côtés ;
Évolution : la progression dans le temps.

Sur chaque carte, l’icône i ouvre la fiche praticien (description et interprétation). Dans la liste des tests, le bouton Voir affiche les réponses, avec les boutons Envoyer (le résultat part en PDF dans l’espace patient) et Imprimer. La corbeille supprime un test après confirmation.

Dans le volet de droite, Dernières interactions reprend chaque questionnaire sous son code, avec les scores « G:… · D:… » et la mention « à distance » quand le patient l’a rempli depuis son espace. Un clic rouvre le questionnaire.

Le bouton Générer rapport regroupe tous les questionnaires du patient dans un Rapport PROMS imprimable, accessible depuis le volet de droite. Ce rapport reste enregistré sur l’ordinateur où il a été généré.

Pièges fréquents

« Aucun PROMS enregistré pour ce patient » alors qu’un questionnaire a été envoyé : le patient n’y a pas encore répondu. Un questionnaire n’entre dans l’historique qu’une fois validé.
Le questionnaire a expiré : passé sa durée de validité, le patient ne peut plus le remplir. Renvoyez-le, avec une validité plus longue si nécessaire.
« Ce formulaire sera disponible prochainement. » : ce questionnaire ne peut pas encore être réalisé au cabinet.
Un écart minime entre deux tests : ne le présentez pas comme un progrès s’il reste sous le seuil de changement propre au questionnaire. La fiche praticien (icône i) donne les repères d’interprétation.